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為什麼蘋果賈伯斯、亞馬遜貝佐斯,都不喜歡員工開會用PPT簡報?

工作上的報告,好像非用PowerPoint不可。但是,很多CEO其實已經下令,不讓員工使用PowerPoint,報告時另外想些好方法。

text,photo/cheers

非得要用PowerPoint報告才正式?其實不一定。

不少CEO,如Amazon的貝佐斯(Jeff Bezos)、LinkedIn的韋納(Jeff Weiner),還有蘋果的創辦人賈伯斯(Steve Jobs),其實都反對濫用PowerPoint。

比起PowerPoint,他們更重視報告的內容,以及講者的訊息是否確實傳遞給受眾。

重點在哪?

賈伯斯生前曾經講過,「如果你真的瞭解自己的產品,那你根本就不需要PowerPoint」。 

因此,賈伯斯每年向股東或媒體講解蘋果的新產品時,背後不是五光十色的PowerPoint slide,往往是產品的靜態照片,然後由他為聽眾一一細說產品特點。

企管專家傑佛瑞‧詹姆斯(Geoffrey James)指出,PowerPoint的最大缺點是,它要求聽眾一邊看圖像,一邊聽講者說話,「人根本不可能一心二用」。

詹姆斯在《Inc.》的文章就強調,既聽又看的結果是,大家都是左耳進、右耳出,PPT簡報完了之後,講者在講什麼完全不知道,「那才是真的完了」。

讓與會者跟上進度

專家說,簡報時最重要的是,確保大家都「翻到同一頁」,也就是英文的「on the same page」,講者跟聽者的認知進度是一樣的。

但是就算事先就把檔案都傳給大家,很多人還是不看不聽,腦袋一片空白地來開會,結果往往是,講者說得天花亂墜,聽者陷入五里霧內。

所以LinkedIn的韋納乾脆要求,每次開會就先靜默10分鐘,進度還沒翻到同一頁的人趁這段時間趕快趕進度,已經做完功課的,藉機回想報告內容,看看哪邊需要當面提問。

韋納在自己的LinkedIn貼文中說,剛開始這樣要求時,很多人都不習慣,但這10分鐘好像在調整自己,準備好了再進入圖書館或討論區,然後等大家進度一致時再開始討論,「開會時間變得更少,產能更高」。

心理跟實際上都翻到同一頁

Amazon的貝佐斯作法更簡單,為了確定大家真的翻到同一頁,那麼就乾脆不要PPT,改回舊式的書面簡報,也就是俗稱的"briefing document(s)"。

很多人都會懷疑,什麼年代了,還要砍樹印報告?是的,印出書面報告的好處之一,就如傑佛瑞‧詹姆斯說的,PowerPoint的進度是講者決定的,但書面報告的進度是閱聽受眾自己決定的。

因此,在所有人都看完、看懂之後,再開始深入討論,開會報告更省時省力,這也就是貝佐斯改回傳統報告的原因。

當然,書面報告的意義,其實就跟簡報完要PPT檔案一樣,都在方便聽者隨時翻閱,以免忘記昨天或上周開會講了什麼。

非得用PowerPoint?

總歸一句話,報告時用不用PowerPoint,其實因人而異,看場合而定。就算是微軟前CEO史蒂芬‧巴爾默(Steven Ballmer)也曾被「逮」到,簡報時不用PowerPoint,改採一對一對談方式。

其實巴爾默的出發點很單純:適不適合用PPT?如果用一問一答的方式更有效,為什麼要拘泥在PPT格式裡?畢竟,大師出手存乎一心,有時無招更勝有招。

【 原文於此,本文由《Cheers快樂工作人》提供,未經授權,禁止轉載。】  

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