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升職加薪必備技術！５步驟完成高質感、有邏輯的商業簡報設計
by Cheers快樂工作人雜誌-更新
text/cheers,photo/Unsplash、Pinterest
你看過各種讓人皺起眉頭的簡報設計，字太多、圖片解析度低、排版雜亂或是字體不適合......。但是，你知道如何作做出讓人折服的簡報嗎？
職場類Facebook粉絲專頁「職場黑馬學」創辦人，同時也在今年出版《升職加薪必備！職場黑馬簡報術》一書的「黑主任」分析，有水準的簡報設計應該有3個要素：
1.令人折服的邏輯
2.令人驚豔的美感
3.避開不該踩的雷
「我們在書中或是網路課程中，一定會向學員提到：簡報設計本質在於達到目的，不論是拿到提案，或觀眾認同。」，黑主任在採訪開頭就開宗明義提出「目的」定義了簡報的好壞，唯有圍繞核心目的，據此擬定策略才是好的簡報。
這與王崢看法不謀而合。專業視覺設計師出身，現任線上家教平台Snapask時課問台灣總經理王崢，長期與學生、家長、教師與公部門溝通，而簡報就是最主要的武器。他舉例，如果簡報對象是學生與家長，因切身感受到教育問題，比較想知道公司的教育理念與解決方案；相對學校面對的則是技術問題，例如近期疫情嚴重時候，如何幫助學生進行遠端學習。
「簡報設計的目的是解決問題，因此在製作之前，必須了解需要解決的問題是什麼，視覺呈現只是最後畫龍點睛的效果，」他提醒。
但當你坐在電腦前時，要如何一步一步打造出吸引觀眾眼球，又能用資訊與邏輯征服專業人士的簡報呢？跟著下面5步驟，完成簡報設計。
步驟1：整理邏輯
黑主任建議，簡報設計第一件事情就是關掉PPT，如果打從一開始滿腦子就只有設計，會造成時間分配不平衡，「我會用使用心智圖，定義核心概念，延伸內容，再整理出你的報告流程，接著才會開始設計。」
他以自己為例，不管是什麼類型的簡報，首先先回答4個問題，面對不同對象，擬定設計策略：
1. 要解決什麼問題？
2. 目標聽眾是誰？
3. 有哪些話不能說？
4. 有哪些話一定要說？
所謂邏輯，就是串起簡報每一頁的紐帶，就像安排旅行行程，妥善安排順序，直指簡報的目標，強化講者重點，提升聽眾體驗。事實上坊間已經有許多針對商務簡報的敘事架構，其中有以黃金圈結構、金字塔原理以及ANSBA結構最為熱門：
黃金圈結構
超人氣作家、演說家賽門．西奈克（Simon Sinek）在TED演說「偉大的領袖如何激勵行動」中，整理出廣為流傳的黃金圈理論，透過「為什麼？」、「怎麼做？」到「做什麼？」，分別滿足意義、情感和利益3種需求，達到打動聽眾的效果。
金字塔原理
麥肯錫第一位女性顧問芭芭拉．明托（Barbara Minto）提出的金字塔敘事模式，由情境（Situation）、衝突（Complication）、問題（Question）、回答（Answer）組成。
ANSBA架構
普渡大學傳播學教授孟羅（Alan Monroe）具有煽動力的演說，應該包含以下順序：
A：吸引觀眾注意（Attention）
N：點出需求或問題（Need）
S：描繪解決方案（Solution）
B：展現成果（Benefit / Visualization）
A：邀請做出實際行動（Action）
步驟2：找出亮點
不論是提案、爭取投資或是激勵聽眾認同，所有簡報都有其目的；但講者的目的與目標聽眾之間仍有相當距離，因此簡報設計的功能不只是展示，更要持續勾起聽眾注意力，並進一步達成目的。因此能吸引觀眾注意的「亮點」就是不可或缺的要素，不論簡報時間是3分鐘或是30分鐘，呈現亮點都是不可省略的功夫。
要吸引觀眾注意，換句話說就是要講出他們想聽的要素。王崢舉例，如果是像投資人報告，就要講出既有市場出現哪些痛點？有沒有解決方案？能創造多大規模的市場？以及進入市場的策略為何？預計營收多少？而這些亮點集合起來，就是這份簡報的主軸。
「如果是5分鐘的短講，我會著重在有感染力的理念，如果長時間再多講策略與產品，」他笑說，「一開始也可以用比喻增加印象，例如Snapask就曾被稱作是家教界的Uber，這時家長們一聽就懂了。」
步驟3：套入模板
每一次簡報準備時間不定，王崢笑說，最短曾遇過上午交辦，當天就要完成的挑戰，這時就無法慢條斯理的設計與研究。套入預先準備好的簡報設計架構，確實不失是速成之道。
黑主任有一套5頁的簡報模版，包括封面、目錄、正文、轉場與結尾。同樣是營銷企劃提案，先確認這5個板塊所需內容，接著蒐集需要的模板與網路素材，例如插圖或是視覺元件。
儘管網路上免費模板不可勝數，但是在選擇上一定要注意兩個原則：
1. 思考主題與品牌的關聯
例如一家AI新創，簡報就要納入機器人元素，以及深色背景以凸顯科技能力的強悍特色。如果是單車產品簡報，針對都會通勤與戶外越野兩種不同需求，簡報的特色也要不同。另外如果這家新創有常用的品牌顏色，也應該要納入簡報設計，強化觀眾印象。
2. 好用的模板，比好看更重要
雖然網路上經常能搜尋到製作精美的簡報模版，但是我們手上的內容不一定符合模板配置，例如文字或元素太多，或是需要的資訊圖表類型，像是SWOT分析，模板並沒有相應的設計。因此在選擇上，應該選擇圖表類型多元，在底色或元件顏色替換性高的模板，才能達到節省時間目的。
步驟4：美化內容
在簡報設計過程中，只要是眼睛看得到的，都與美感有關；然而工作往往沒有太多時間調整出最佳外觀，要以最少時間產出一份簡報，工作者勢必要抓住幾個要點。
第一個是字體，針對不同類型的簡報，不論中文或是英文，也有不同風格的字體可以因應，例如柔美或蒼穹的書法風，冷靜或中規中矩的商業字體。一般而言，黑體較為正式，適合用於商務用途；圓體較為柔軟，常用於活潑、可愛的風格；明體或宋體帶有古典、人文與歷史感，常用於高價位的商品，或是帶有文青氣息的簡報。
在配色上，黑主任認為基本原則在於3點，觀眾感受、品牌調性與視覺重點引導。如果觀眾需要長時間看簡報，應該選擇比較舒適的顏色；如果是商業簡報，配色也要考量品牌調性，此外也要有一貫的配色風格，像是在商業簡報，藍黃配就是很常見的組合。
整理亮點、架構與視覺風格後，也能初步讓主講者過目，並且根據演說需求再做調整。黑主任建議，特別是為上司或老闆製作的簡報，多一分溝通的功夫，也能減少事後重複工作的負擔。
步驟5：檢查地雷
除了邏輯與外觀，簡報設計細節裡其實還有幾種不能踩的地雷。
王崢提醒，首先，簡報有「閱讀型簡報」與「演講型簡報」，準備方向完全不同。前者與讀者互動的時間較長，可載入較多資訊，必須透過版面設計導引讀者視角；後者則是集中觀眾注意力在1個焦點，「如果看蘋果產品發表的簡報檔，就會發現內容非常簡單，但是簡報內容、動線與講者口說完全一致。」
此外，黑主任提醒，簡報夾帶太多影片或是圖片檔，不只檔案太大傳輸不易，還影響簡報流程。此外，若簡報設計上使用特殊字體，同時要考慮能否適用不同裝置，以免到了舞台上才發現字體或是效果無法呈現，導致實際體驗落差。
最後，雖然統計數據是許多聽眾想知道的亮點，但是過多數據堆砌，缺乏視線引導以及提出有意義的結論，並無法達成簡報目的，反而徒增觀眾的疑惑。
因此王崢提供一個辨識難易度的方法：如果簡報裡有任何觀眾「需要脈絡或專業知識才能了解的文字或圖樣」，除非能用口條克服，否則應該優先刪除。因為順暢的講完內容，並保持觀眾注意力，比起內容完整度要來得重要。
不過完成簡報設計，只是簡報準備工作的上半部，演說所需要的口語表達、肢體語言，其實與簡報設計好壞並沒有直接相關。「每個人有各自的舞台魅力，不需一味模仿，」黑主任提醒，最重要的是在簡報設計過程中充分準備，反覆練習，自然就能用邏輯與美感讓你的聽眾折服。
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