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升職加薪必備技術!5步驟完成高質感、有邏輯的商業簡報設計

講到簡報設計,你還是套用系統預設的模板,直接把文字「複製貼上」嗎?建議在設計簡報前,先關掉電腦,拿出紙筆,5個步驟,來個正港的「簡報設計」吧!

text/cheers,photo/Unsplash、Pinterest

你看過各種讓人皺起眉頭的簡報設計,字太多、圖片解析度低、排版雜亂或是字體不適合......。但是,你知道如何作做出讓人折服的簡報嗎?

職場類Facebook粉絲專頁「職場黑馬學」創辦人,同時也在今年出版《升職加薪必備!職場黑馬簡報術》一書的「黑主任」分析,有水準的簡報設計應該有3個要素:

1.令人折服的邏輯

2.令人驚豔的美感

3.避開不該踩的雷

「我們在書中或是網路課程中,一定會向學員提到:簡報設計本質在於達到目的,不論是拿到提案,或觀眾認同。」,黑主任在採訪開頭就開宗明義提出「目的」定義了簡報的好壞,唯有圍繞核心目的,據此擬定策略才是好的簡報。

這與王崢看法不謀而合。專業視覺設計師出身,現任線上家教平台Snapask時課問台灣總經理王崢,長期與學生、家長、教師與公部門溝通,而簡報就是最主要的武器。他舉例,如果簡報對象是學生與家長,因切身感受到教育問題,比較想知道公司的教育理念與解決方案;相對學校面對的則是技術問題,例如近期疫情嚴重時候,如何幫助學生進行遠端學習。

「簡報設計的目的是解決問題,因此在製作之前,必須了解需要解決的問題是什麼,視覺呈現只是最後畫龍點睛的效果,」他提醒。

但當你坐在電腦前時,要如何一步一步打造出吸引觀眾眼球,又能用資訊與邏輯征服專業人士的簡報呢?跟著下面5步驟,完成簡報設計。

步驟1:整理邏輯

黑主任建議,簡報設計第一件事情就是關掉PPT,如果打從一開始滿腦子就只有設計,會造成時間分配不平衡,「我會用使用心智圖,定義核心概念,延伸內容,再整理出你的報告流程,接著才會開始設計。」

他以自己為例,不管是什麼類型的簡報,首先先回答4個問題,面對不同對象,擬定設計策略:

1. 要解決什麼問題?

2. 目標聽眾是誰?

3. 有哪些話不能說?

4. 有哪些話一定要說?

所謂邏輯,就是串起簡報每一頁的紐帶,就像安排旅行行程,妥善安排順序,直指簡報的目標,強化講者重點,提升聽眾體驗。事實上坊間已經有許多針對商務簡報的敘事架構,其中有以黃金圈結構、金字塔原理以及ANSBA結構最為熱門:

黃金圈結構

超人氣作家、演說家賽門.西奈克(Simon Sinek)在TED演說「偉大的領袖如何激勵行動」中,整理出廣為流傳的黃金圈理論,透過「為什麼?」、「怎麼做?」到「做什麼?」,分別滿足意義、情感和利益3種需求,達到打動聽眾的效果。

金字塔原理

麥肯錫第一位女性顧問芭芭拉.明托(Barbara Minto)提出的金字塔敘事模式,由情境(Situation)、衝突(Complication)、問題(Question)、回答(Answer)組成。

ANSBA架構

普渡大學傳播學教授孟羅(Alan Monroe)具有煽動力的演說,應該包含以下順序:

A:吸引觀眾注意(Attention)

N:點出需求或問題(Need)

S:描繪解決方案(Solution)

B:展現成果(Benefit / Visualization)

A:邀請做出實際行動(Action)


步驟2:找出亮點

不論是提案、爭取投資或是激勵聽眾認同,所有簡報都有其目的;但講者的目的與目標聽眾之間仍有相當距離,因此簡報設計的功能不只是展示,更要持續勾起聽眾注意力,並進一步達成目的。因此能吸引觀眾注意的「亮點」就是不可或缺的要素,不論簡報時間是3分鐘或是30分鐘,呈現亮點都是不可省略的功夫。

要吸引觀眾注意,換句話說就是要講出他們想聽的要素。王崢舉例,如果是像投資人報告,就要講出既有市場出現哪些痛點?有沒有解決方案?能創造多大規模的市場?以及進入市場的策略為何?預計營收多少?而這些亮點集合起來,就是這份簡報的主軸。

「如果是5分鐘的短講,我會著重在有感染力的理念,如果長時間再多講策略與產品,」他笑說,「一開始也可以用比喻增加印象,例如Snapask就曾被稱作是家教界的Uber,這時家長們一聽就懂了。」

步驟3:套入模板

每一次簡報準備時間不定,王崢笑說,最短曾遇過上午交辦,當天就要完成的挑戰,這時就無法慢條斯理的設計與研究。套入預先準備好的簡報設計架構,確實不失是速成之道。

黑主任有一套5頁的簡報模版,包括封面、目錄、正文、轉場與結尾。同樣是營銷企劃提案,先確認這5個板塊所需內容,接著蒐集需要的模板與網路素材,例如插圖或是視覺元件。

儘管網路上免費模板不可勝數,但是在選擇上一定要注意兩個原則:

1. 思考主題與品牌的關聯

例如一家AI新創,簡報就要納入機器人元素,以及深色背景以凸顯科技能力的強悍特色。如果是單車產品簡報,針對都會通勤與戶外越野兩種不同需求,簡報的特色也要不同。另外如果這家新創有常用的品牌顏色,也應該要納入簡報設計,強化觀眾印象。

2. 好用的模板,比好看更重要

雖然網路上經常能搜尋到製作精美的簡報模版,但是我們手上的內容不一定符合模板配置,例如文字或元素太多,或是需要的資訊圖表類型,像是SWOT分析,模板並沒有相應的設計。因此在選擇上,應該選擇圖表類型多元,在底色或元件顏色替換性高的模板,才能達到節省時間目的。

步驟4:美化內容

在簡報設計過程中,只要是眼睛看得到的,都與美感有關;然而工作往往沒有太多時間調整出最佳外觀,要以最少時間產出一份簡報,工作者勢必要抓住幾個要點。

第一個是字體,針對不同類型的簡報,不論中文或是英文,也有不同風格的字體可以因應,例如柔美或蒼穹的書法風,冷靜或中規中矩的商業字體。一般而言,黑體較為正式,適合用於商務用途;圓體較為柔軟,常用於活潑、可愛的風格;明體或宋體帶有古典、人文與歷史感,常用於高價位的商品,或是帶有文青氣息的簡報。

在配色上,黑主任認為基本原則在於3點,觀眾感受、品牌調性與視覺重點引導。如果觀眾需要長時間看簡報,應該選擇比較舒適的顏色;如果是商業簡報,配色也要考量品牌調性,此外也要有一貫的配色風格,像是在商業簡報,藍黃配就是很常見的組合。

整理亮點、架構與視覺風格後,也能初步讓主講者過目,並且根據演說需求再做調整。黑主任建議,特別是為上司或老闆製作的簡報,多一分溝通的功夫,也能減少事後重複工作的負擔。

步驟5:檢查地雷

除了邏輯與外觀,簡報設計細節裡其實還有幾種不能踩的地雷。

王崢提醒,首先,簡報有「閱讀型簡報」「演講型簡報」,準備方向完全不同。前者與讀者互動的時間較長,可載入較多資訊,必須透過版面設計導引讀者視角;後者則是集中觀眾注意力在1個焦點,「如果看蘋果產品發表的簡報檔,就會發現內容非常簡單,但是簡報內容、動線與講者口說完全一致。」

此外,黑主任提醒,簡報夾帶太多影片或是圖片檔,不只檔案太大傳輸不易,還影響簡報流程。此外,若簡報設計上使用特殊字體,同時要考慮能否適用不同裝置,以免到了舞台上才發現字體或是效果無法呈現,導致實際體驗落差。

最後,雖然統計數據是許多聽眾想知道的亮點,但是過多數據堆砌,缺乏視線引導以及提出有意義的結論,並無法達成簡報目的,反而徒增觀眾的疑惑。

因此王崢提供一個辨識難易度的方法:如果簡報裡有任何觀眾「需要脈絡或專業知識才能了解的文字或圖樣」,除非能用口條克服,否則應該優先刪除。因為順暢的講完內容,並保持觀眾注意力,比起內容完整度要來得重要。

不過完成簡報設計,只是簡報準備工作的上半部,演說所需要的口語表達、肢體語言,其實與簡報設計好壞並沒有直接相關。「每個人有各自的舞台魅力,不需一味模仿,」黑主任提醒,最重要的是在簡報設計過程中充分準備,反覆練習,自然就能用邏輯與美感讓你的聽眾折服。

【 原文於此,本文由《Cheers快樂工作人》提供,未經授權,禁止轉載。】    

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