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aka、feat、YT、FB……,這些流行英文縮寫,可用在商業信件裡嗎?

英文縮寫好用,是因為方便。但在正式商業文書中,可不能亂用,讓方便變成了隨便。

text/cheers,photo/freepik、Unsplash

aka、feat、YT、FB……,這些流行英文縮寫,可用在商業信件裡嗎?

YouTube愈來愈紅,很多簡單易懂的英文縮寫,也成為網紅的標準用語,包括aka、feat.都是。但這些生活上很方便的縮寫,正式英文文書可不能用,就算要用也要全部拼出來,才不會被視為失禮。

以aka來說,現在常說「張三」aka「李四」,但是aka也可以用在正式文件裡面,不過要寫成“also known as”。

以台灣護照為例,除了持有人的中文名字與正式拉丁字母拼音,另外還有「外文別名」(also known as),這在申請護照時就可以填上。

外文別名別亂填,因為在外國的某些狀況下,你的“aka”一樣具有法律效力。假設你丟了東西,但是上面有標示“David Chang”,雖然沒有寫上正式名字,但是光憑護照上的外文別名“David Chang”就可以成為證明,告訴警察這是你的所有物。

至於feat.源自featuring(特別演出),在YouTube上,多半用來說明某人是這支影片的特別來賓。然而,正式書信中可不能這樣用,應該說“Joe Doe was invited as our special guest.”

在商業書信,更要留意英文縮寫是否合適

還有一些生活用語,也不適合放在商業文書裡,以免引發誤會。例如“PK”,源於線上遊戲的玩家互砍行為,一般稱為Player Killing或PVP,用在商業文書裡,不如用對決或是片語“up against some thing”會更為合適。

“KOL”(Key Opinion Leader)在中文裡常被拿來當「網紅」、「意見領袖」的代表。但在商業文書裡,與其強調「這個idea來自KOL」,不如說“This idea came from an expert in the area.”,如果能夠指名道姓,就更有說服力。

另外,台灣常會用IG簡稱Instagram,FB簡稱Facebook,但事實上,正式英文裡不會使用這些簡稱,指涉到這些公司時,要全部把字母拼出來。

YouTube也是一樣,沒有YT的稱法,Tube的T也應該大寫。因為Tube源自映像管(Cathode Ray Tube,CRT),YouTube就代表這是你自己的電視、你的頻道,古早的戲稱「你管」,反而更貼近原義。

還有一些縮寫則經常出現在聊天閒談中,但是不適合用在商業文書。比如:

TTYL(Talk To You Later,稍後再談);

AFK(Away From Keyboard,人不在);

LOL(Laugh Out Loud,放聲大笑);

BTW(By The Way,順帶一提)。

以上這些縮寫雖然常見,但用在商業文書並不恰當。

不過,部分縮寫已經普遍到被當成正式用語,電子郵件的標題如果加上這幾個字,就能讓收信人一看就知道來意。例如“FYI:”(For Your Information)的縮寫,能讓收件者知道,這封信是內部參考資料,多半還需要保密。

收到“RSVP:”開頭的文件,則是要提醒你該預約了。RSVP來自法文“Répondez s'il Vous Plaît”,敬請回覆,也就是通知你得先預約才能參加某些會議或活動。特別是重要場合,沒有RSVP的,現場想要進去多半會被拒絕。

收到“ASAP:”(As Soon As Possible)開頭的信件,多半是要你盡快處理的急件。如果是主管或重要客戶的ASAP來信,自然要擺在第一順位。

在職場上做一般溝通時,用縮寫能夠加快速度,但是轉文字時,就應該盡量spell out(全部拼出來),以免因為猜測、誤解,導致不必要的糾紛。


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