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職場說話術如何提升質感?不該以「把事情做好」當成唯一目的,應該把每一次互動,視作建立或增進彼此關係的機會

職場上除了工作能力要強之外,還需要什麼特質?其中一點就是「說話能力」,究竟怎麼說才能增加溝通質感,看看《出賣我們的都是小細節》怎麼說!

Photo / IMDb

職場說話術如何提升質感?不該以「把事情做好」當成唯一目的,應該把每一次互動,視作建立或增進彼此關係的機會

說話的質感就是人的質感

說話的極致目的,是在把事情做好的同時,也把人做好,建立或維繫良好的關係。

相信多數人都認同,一個人的穿著、造型、表情、眼神等顯露在外的視覺印象對專業形象的塑造非常重要;不過其實「好好說話」所帶來的聽覺印象,重要性也絲毫不亞於視覺上的印象。

除了當面溝通外,隨著許多企業國際化的需求,以及遠距工作趨勢的形成,在現代職場中, 有許多人都是在遠距共事許久後, 才有真正見面的機會。在這樣的前提下,一個人說話的質感變得格外重要,因為代表了這個人或是他所屬品牌的質感。

那麼我們要怎麼培養說話的質感,也為自己塑造「有質感」的品牌印象呢? 在這裡和大家分享好好說話的「三部曲」,希望能幫助你循序漸進地打造有質感的說話方式和專業形象。

首部曲─ 基本功:質感說話的第一步,就是「說話品格」的養成

第一件必須要做的事(Must-to-Do),就是有意識地提醒自己多說正面話語,避免抱怨或負面思考。例如:接到新任務,應該要說:「謝謝主管對我有信心,我會努力做好!」而不是「怎麼總是被指派這種難事,真倒霉!」

另一項說話的重點,則是明確清晰的表達方式,把誤會的可能性最小化。例如,在協調提交文件的時間時,「麻煩在今天中午12:00以前提供」就比「麻煩今天盡快給我」好多了。或是在安排會議時,只說「我們要約個時間討論怎麼幫助客戶在新的社群媒體上發光發亮」,遠不如「我們要討論一下A、B、C、D這幾家科技業客戶,是否有機會運用Clubhouse 和年輕的理科生溝通」來得明確。

另外,還有一個重要的觀念─每個人都值得尊重。因此,在溝通時認真傾聽別人想說什麼,不隨便打岔,是基本的素養。這是許多政治人物都懂得運用的說話技巧,為什麼許多參加募款餐會或拜票活動的選民,在短暫互動後,對原先支持的候選人更死忠? 很多時候, 是因為感受到對方的專注,「 雖然全天下都搶著跟候選人說話,但在那幾秒鐘內,他所有的注意力和關懷專屬於我」,這種讓人倍感重視的專注力非常有力量。

有了這樣的認知,才能做到不管和誰說話,都不疾不徐、不卑不亢,在言談之間展露風範、格局與氣場。

二部曲─加分題:培養創造正能量交流的能力

只要具備了正能量交流的能力,每一次的交談,都可以更進一步加深信任和關係。

許多人雖然經常在生活中說「謝謝」,在職場上卻吝於表達感謝,因為他們認為表達謝意就是示弱的象徵。其實「謝謝」是很有力量的一句話,在職場上經常感謝他人,不但有助於增進關係,對於訊息的接受和給予方都有很大的助益。

根據哈佛商學院的研究發現,經常表達謝意,能讓接收者感到有價值,因而樂意提供回饋或幫助。另一方面,國際上已有多所學術機構研究證實,有感恩習慣的人在身體和心理方面通常比較健康,也較不容易有睡眠問題。

不把話說死,就是為雙方留餘地,為自己留後路。

Rose在和廠商討論合約的會議現場,發現合約與之前說好的不同。

Rose :「這樣的合作內容和金額都跟先前的結論很不一樣,請讓我們回到公司討論一下。」

走出會議室後,同事忍不住抱怨:「這家廠商也太瞎,這個合約的工作內容比當初同意的少,費用卻高出很多! 你脾氣也太好,竟然可以這麼淡定地結束這場會議,要是我早就拍桌子了。」

Rose 笑笑地說:「沒這麼嚴重啦! 況且找到其他的替代廠商也需要時間呀!還是先不要撕破臉吧!」

相信誰遇到這種明明談好條件,對方卻臨時變卦的情況都會不高興,但Rose做對的一件事是「不把話說死」,為雙方未來的合作保有餘地。畢竟在職場上的溝通或談判,大家代表著各自公司、部門、專案小組、客戶的立場,就算有衝突,也並不是針對個人,所以除非想策略性地藉由情緒向對方施壓,否則說話時,保持穩定溫和的態度,不把話說絕,顧及對方的面子,就是在保留其他可能性,為自己的陣營留後路。

說話要有溫度。說話的極致目的就是在把事情做好的同時,也把人做好,建立或維繫關係。我經常建議同事不要在電子郵件中,劈頭提醒客戶盡快確認文件而是藉著這個機會關心對方前陣子舉辦的活動效果如何,或是說聲週末愉快。說話時,不該以「把事情做好」當成唯一的目的,而是應該把每一次互動,視作建立或增進彼此關係的機會,用真心誠意的關心或問候,為對話加溫。

最終曲─ 進階版:塑造個人說話風格,成為人人期待的說話者

掌握了質感說話的基本功和加分題後, 接下來就是塑造個人特色和魅力的時刻了。分析古今中外被公認「很會說話」的名人,多半具備不只一項下列特質:

1絕對的熱情:多數人都覺得史蒂夫•賈伯斯(Steve Jobs)是位很有魅力的發言人,而我認為,他除了很會「下標題」之外,另一個很吸引人的地方是對於自己所說的話展現出絕對的熱情和狂熱的信仰,這樣的特質幫助蘋果的多數產品受到世界的歡迎,也讓許多人受到激勵。

2有幽默感的人讓人覺得輕鬆、樂於與其互動:在步調超快、壓力爆炸的金融、科技、公關等產業遊走多年,我觀察到團隊中只要有說話很好笑、很懂得自娛娛人的成員,這個團隊的氣氛往往特別活絡,大家的向心力和穩定性也多半有顯著提升,其中一個很重要的原因是,幽默感讓原本很辛苦的工作變好玩了。

3會下標題或說故事,讓人秒懂並認同:懂得用簡單易懂的一句話或幾個字讓新產品或複雜概念變得有趣易懂,是我們在做發言人訓練時很強調的一項技巧,尤其是當產品越複雜,就越要掌握好這項技巧。例如,我們很喜歡參考廣告文案的精神,練習用最少的字把話說好,像是Nike 的「Just do it!」、賓士汽車的「The Best or Nothing」、蘋果電腦的「Think Different」都是很經典的例子。另外,善用比喻、故事或情境的力量,也是能快速爭取理解或認同的好策略。

4從本質出發,量身訂做個人記憶點:在深入瞭解自己後, 量身訂做說話的方式、語調、手勢等,才能把自己的特色發揚光大,加強說話時的記憶點。例如,個性活潑、有國外生活經驗的人,很適合善用手勢,或是視場合、對象在說話時參雜不同的語言;個性較為內斂的人,不妨多練習臉部表情及接話的技巧;有特殊口音的人,在某些場合刻意流露出不一樣的口音,反而可以成為引人注意、開啟話題的好工具。

你一定要知道的小細節

隨著許多企業國際化的需求,以及遠距工作趨勢,「好好說話」的能力越變越重要,在此分享好好說話的三部曲:

首部曲─基本功:

多說正面的話語。

明確清晰的表達方式,把誤會的可能性最小化。

溝通時認真傾聽別人想說什麼,不隨便打岔。

二部曲─加分題:

經常表達謝意。

不把話說死,為雙方留餘地,為自己留後路。

說話要有溫度。

最終曲─進階版:

絕對的熱情。

幽默感。

下對標題讓人秒懂並認同。

從本質出發,量身訂做個人記憶點。

《出賣我們的都是小細節》

作者: 浦孟涵 


出版社:悅知文化 

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