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開會只是浪費時間?這些公司乾脆禁止員工開會,還能高效工作

開會只會浪費時間?所以有些公司乾脆禁止開會?看看這些公司如何不開會還能運作吧!

text/cheers,photo/Unsplash

開會只是浪費時間?這些公司乾脆禁止員工開會,還能高效工作

Facebook創辦人馬克・祖克柏2020年6月受訪時曾經表示,如果恢復到班工作「每週三不能開會」。雖然Facebook的母公司已經變成Meta,Facebook何時恢復到班也不清楚,但週三不開會的目標,已經有人先做了。

由Facebook共同創辦人達斯廷.莫斯科維茨一手打造的專案管理工具Asana公司,早在2013年就已經實施週三不開會(簡稱NMW)的原則,目標是讓大家在週一回來上班兩天後、或連續開會兩天後,能在週三喘口氣,好好整理手上的工作,也有時間準備週四、週五的會議轟炸。當然,也有其他企業仿效,推出「週四不開會」的主張,但成效都沒有Asana來得好。

Unsplash@Brooke Cagle
Unsplash@Brooke Cagle

Asana的營運長雷孟迪說,他們自己的全球調查顯示,原來開會已嫌浪費時間,但在新冠疫情爆發後,因為隨時隨地都能「開會」,不必要的會議時間,反而每週持續增加一小時。這讓週三不開會禁令顯得更為重要,對於Asana的設計師、程式師、客服人員,不開會都非常重要,這樣才能有屬於自己的、不被打斷的時間。

當然,還有比Asana更積極「消滅」會議的公司,那就是完全禁止「開會」的媒體公司TheSoul Publishing。

TheSoul Publishing訂閱人數號稱超過10億,是全球觀眾量最大的媒體之一,約有2,000名員工,來自約70個國家。營運長馬內德夫說,開會就好像「長」字輩主管的大型訓話發表會,台上一個人講,底下少數人認真聽,多數打瞌睡或玩手機。他強調,對TheSoul Publishing這種員工分布全球、各個時區都有的公司,「異步溝通」更為重要。

Unsplash@Jason Goodman
Unsplash@Jason Goodman

不開會,那要怎麼溝通?

TheSoul Publishing的工作方式是透過「留言板」,現階段使用Slack平台,各地創作者、動畫師、工程師碰到問題,就在所有人都能看到的留言區留話,然後相關人等上工後再留言答覆,回覆後再接著處理。

因為TheSoul Publishing的溝通方式講求完全透明,因此他們連內部電郵都禁止了。公司選用Slack平台,資訊、討論都要在Slack上發表。這樣做的原因,馬內德夫解釋,內部電郵往往只有少數人能夠收到,其他必須知道、但卻沒被CC到的人,還得花時間探究一番,不如全禁了。有事公開說、大家都知道。

相較於Asana這樣的極端案例,其他只禁某天開會的公司,事實上也能產生很大的「紅綠燈」效果。美國北卡羅萊納大學夏洛特校區教授史帝文・羅吉伯格觀察,會議之所以浮濫,是因為科技發達,大家一卡關,就發開會通知,好像人愈多、愈能解決問題。

但事實上,體驗過「禁止開會」的員工告訴《BBC》,如果公司禁止某天開會,那前一天卡關的人,反而能在「禁會」當天靜心思考,等到隔天可開會時間,反而發現沒有開會必要了,因為問題已經解決。擔任TheSoul Publishing平台夥伴管理的副總裁波崔爾就說,TheSoul Publishing的開會禁令,反而能讓大家先思考自己能做的解決方法,在發掘過程中,往往恍然大悟,原來根本不需要開會啊!

Unsplash@charlesdeluvio
Unsplash@charlesdeluvio

什麼時候才需要開會?

確實,就算連號稱禁止開會的TheSoul Publishing,也有兩種例外:

  1. 員工面對工作難題,如果窮盡所有方法都找不出答案時,才能在開會至少24小時前發出通知,而且必須先準備好題綱與議程。
  2. 只能邀請必要人員參加。營運長馬內德夫打趣說,通常只有兩個人與會,而且時間不超過30分鐘。

最後,也是最重要的第3點:提出開會邀請的人負責整理會議記錄,然後公開到平台上,讓其他人也能知道會議內容。如果是ZOOM會議,更可以直接貼影音檔,免去筆誤與誤解。做到以上3點,就能讓團隊進度相同,就算異步溝通,還是能同步工作。

但現階段而言,不論是TheSoul Publishing或Asana,能夠不開會的只有內部員工,對外溝通還是必須開會,因為其他公司沒有不開會的文化。因此,致力於提升會議品質的英國公司Meeting Magic就說:「關鍵不在剷除會議,而是讓會開的有意義。」

關鍵是,會前必須做好準備,只把必須合作的部分提報會議討論;其次是,開會不是政見發表或卸責大會,要有明確目標跟議程,大家才能在最短時間內達成共識,分頭進行下一步行動。


【 原文於此,本文由《Cheers快樂工作人》提供,未經授權,禁止轉載。】


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