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「1小時做完1天工作」真的做得到?執行這兩件事,保證讓工作效率翻倍、解決問題超迅速

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Photo/TBS テレビ Facebook

文/佐藤將之《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?:亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》 出版社/采實文化

把加班時間可視化,避免加班常態化

日本多數企業目前都為了勞動方式改革而不得不處理加班的問題,因此我想利用這一小節來思考加班是什麼。

說起來,亞馬遜根本沒有「加班是美德」的觀念。豈止沒有這種觀念,更把加班的常態化視為一大問題。

一天只有二十四小時。時常加班的話,無法確保充足的睡眠,也無法保有和家人等重要的人愉快相處的時光。

而且,加班常態化凸顯出經營或管理上的失敗,因為要不是「員工之間並不清楚什麼事要努力到什麼程度」,就是「明知員工即便很努力也做不完交付的工作,卻毫無補救的辦法」。

話雖如此,亞馬遜在繁忙期也會在加班中渡過。其中,被稱為「Holiday Peak」的耶誕節前後幾週,更是營運部門一年中最忙碌的時期。亞馬遜會增加人員加班趕工,以妥善處理數量龐大的進出貨業務。

★「可容許的加班」和「不可容許的加班」

若讓我說的話,我感覺不論公司再怎麼三令五申,似乎都不可能突然做到「零加班」。因此,實際研究如何能減少加班可能比較有效。那麼,公司(及管理方)究竟該從何處著手呢?

首先,應當做的是「明確訂立公司對加班的容許範圍」。

這樣寫,我想一定有公司會說「我們已規定一個月不超過三十小時」。其實,只設定「一個月三十小時以內」的容許範圍並不夠。比方說,要再增加一項條件,如「一週× 次以內」等,目的是要防止加班常態化。

一旦陷入「加班很正常」的想法,不論再怎麼努力,加班都不會減少。對公司來說,最希望避免的其實是「加班常態化」,而不是「加班」。

明確訂立容許範圍後,接下來要做的就是「做出以日為單位的全體員工加班時間統計圖表」。條狀圖或折線圖都無所謂,試著讓每天的加班時間「可視化」。

這時,原本單以「一個月○小時」無法看出的「加班的真面目」,就會逐漸清晰起來。A在一個星期中最忙碌的兩天,星期一和五總是會加班三個小時。最後總計,一個月的加班是三十小時。

B則是星期一到五每天加班一.五小時,最後總計,一個月也是加班三十個小時。哪一個可以說是加班常態化呢?答案是B。像這樣「可視化」每日加班情形,即可一目了然以往一直被歸為同樣狀況的A和B的差異。

最後要做的是「建立能顯示加班『異常值』的預警機制」。例如,設定好「每月○小時以內、一個月× 次」的加班容許範圍,並在圖表中將超出此範圍的人標為紅色。乍看之下製作此圖表有點難度,但運用Excel 可以輕易的做出來。

★全部歸類為「一樣的加班」會產生不平衡感

A和B的比較不過是一個簡單易懂的例子,總之,每一家公司都有「可容許的加

班」和「不可容許的加班」。而且,我想實際上每家公司的界線可能都不一樣。即使如此,若公司內部未將「可容許的加班」和「不可容許的加班」明確劃分開來,結果就是被視為「一樣的加班」,使得員工之間產生一種不平衡感。

如果員工是受到優厚的加班費吸引而增加加班,那就有必要重新檢討加班費的給付機制。否則,在實務現場做到「明確訂立容許範圍↓可視化↓建立發現異常值的機制」,相信加班的情況會明顯逐漸減少。

 確實做到「明確訂立容許範圍 可視化 建立發現異常值的機制」。

設定開會目標,不把開會變目的

那麼,取消像前一小節那樣徒勞無益的會議,改成充滿速度感、生產力高的開會方式,該重視哪些事呢?接下來將舉出幾個我認為很重要的重點,雖然其中有些感覺不是「單憑個人就能決定的」,但花點心思,設法向理想會議靠近一點就可以了,不是嗎?也許你會覺得:「那不是廢話。」不過實在有很多會議並未徹底做到這幾點。

雖然統稱為會議,但可以想到的目的五花八門。亞馬遜的會議大致可以想到以下幾種目的:

● 分享訊息的會議

● 討論對策的會議

● 一起拋出創意的會議

● 決定某件事的會議等

經常遇見「原本是為了決定某件事而開會,結果卻變成只是分享訊息」的會議,對吧?或者,也會參與到「明明要大家拋出創意,結果因為某人講話比較大聲,就依他的意見決定了」的會議。

在亞馬遜,絕不會有目的不明,或最後偏離目的的會議。之所以能做到這樣有好幾個原因,如「會議主席、與會者的角色劃分明確」、「建立能讓會議在時間內結束的環境」等(稍後詳述),但「明示會議的目的」是最重要的第一步。

★決定「與會者會後的狀態」

所謂「會議的目的」,也就是「目標」。

如果是一小時的會議,那就是「一小時後與會者是什麼狀態」。比方說,假設「這場會議目的是決定某計畫的重要事項」,這時目標即為:「開完一小時的會議後,各與會者要能很快地根據決議,在各自所屬部門付諸下一步行動。」如果是亞馬遜,召集會議的人會透過內部系統事先告知與會者「這次會議的目的(即目標)」。而且主席(基本上就是會議召集人)會在會議開頭再次告知「這次會議的目的(即目標)」,有時候還會寫在白板上。

然後,所有與會者會在規定的時間內,朝著既定的目標全神貫注地開會。因此一小時的會議基本上不會拖成一個半小時。不過,偶爾會遇到「不能如願在時間內做出決定」的情況,因為有時深入討論後,就會出現「需要再研究和調查」的要素。遇到這種情況,亞馬遜的處理方式是「釐清需要日後再研究的要素,僅就那部分帶回去討論」、「這次會議能夠決定的就做決定」、「即使有下一次會議也會盡早開」。為什麼呢?因為亞馬遜很清楚,不這樣處理便無法進入下一階段的行動。

亞馬遜把「決定」看得很重,絕對不會讓「開會」變成目的,不如說,若能在很短的時間內開完會,所有人都非常歡迎。實際上也經常有原本預定一小時的會議,結果三十分鐘就達到目的,因而提早結束。因此,一開始先明示目的吧。

「與會者在會議結束後應當是什麼狀態?」

思考這件事並讓所有參加會議的人都明白,光是這樣也許就能讓「參加會議本身成了目的」的情況減少,或減少一些「儘管一直抱怨老是開會、很不想開,但又挺滿意這樣看似忙碌的自己」的人,和「未考慮第一線人員的忙碌開冗長的會議,然後充滿成就感地回家」的主管。

「與會者在會後應當是什麼狀態?」才是目的。

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