Marie Claire 美麗佳人
李沐、王渝萱、章廣辰|Summer Vibes

SUBSCRIBE

LIFESTYLE 職場

該如何寫出一封堅定又不得罪人的「拒絕信」?記住這3大要素準沒錯!

職場上,不免有需要說NO的時刻,但多數人為了怕傷害別人,於是含混其詞,反而造成誤解與傷害。如何寫出不冒犯人的拒絕信呢?讓我們一探究竟吧!

text/cheers,photo/freepik

該如何寫出一封堅定又不得罪人的「拒絕信」?記住這3大要素準沒錯!

多數情況下,在職場上的拒絕並不容易。例如:你可能需要告訴滿懷期待的部屬,「抱歉,這次升遷沒你的份」;或是寫信通知面試者,「不好意思,本公司已經找到其他人了」。發拒絕信有其必要性,因為吃力不討好,所以不少工作者會拖拖拉拉,最後就彷彿沒這回事一樣,但職場專家說,假裝若無其事,反而會失去最重要的溝通時機。

根據研究,條理分明的拒絕信能夠讓對方知道不足之處,如果真的有心,過一段時間,對方可能就會帶著新練好的本事回來找你。歐洲管理與技術學院的學者達蘭德與歐洲工商管理學院的學者比松卡就發現,直接了當的「不行」會比拖拖拉拉的「可能可以」強上百倍,而《哈佛商業評論》則指出,作為主管,學習逼自己寫一封直接了當的拒絕信,有助於深思自己想要的是什麼、以及對公司最好的是甚麼。

以前資深編輯卡麥可的選文標準來說,她不要的文章有4類:內容太空泛、與既存文章雷同、太多專業術語、論點缺乏足夠佐證。一旦踩雷的文章,就會收到她不予刊登的拒絕信。

進入實際寫信,該怎麼寫才好呢?不論短版或長版,拒絕信都有4個重點:謝謝、訊息、原因、期許,這樣的結構能禮貌婉拒又不得罪人。

以求職來說:

謝謝:感謝你的耐心等候。

訊息:我們沒辦法錄用你。

原因:因為我們有了更好的人選。

期許:希望你能找到更適合的公司。

如果要讓自己感覺不那麼冰冷,稍微客氣一點的短信可以寫成:

某某,你好

謝謝你來應徵職缺,並對本次面試做了充分準備。由於經過評估,你的專長與職缺所需仍存在落差,最終決定不予錄取。這次應徵者數眾多,幾經考量,我們已另擇適合人選。在此,也祝福你能找到適合的工作。

○○上

專家建議,文末不要再多說客套、安慰的話,直接結尾、署名,才能避免誤會。當然,若對方是很有潛力的應徵者,主管可以仔細一點說明他的不足之處,並希望以後其他適合職位開缺時,對方能修正後來應徵。可以這樣寫:

某某,你好

謝謝你的耐心等待,但我們必須很遺憾地通知你,這次未獲本公司錄用。一部分原因是你的英文能力與我們的期待仍有落差,一部分原因,則是相關產業經驗還不夠充足。

不過面試中,我們對你的誠懇態度、反應能力印象深刻,希望以後有更適合你的職缺時,能在應徵、面試名單上看到你的名字。

祝好

○○上

寫好一封拒絕信,掌握三大要素

1.明確原因

信中,建議明確說明拒絕原因,只要應徵者夠認真進取,之後他的職涯,相信會比現在更好。

2.勿模糊焦點

主詞要直接說「我」或「我們」,不要推給「老闆覺得」或「其他人認為」,這樣只會給應徵者負面印象,覺得這公司很「黑」。

3. 換位思考

最後,也建議從換位思考的角度給予意見,如果「我」是應徵者,下次哪邊能做得更好。寫明確拒絕的信函並不容易,但千萬記得一點,錯誤的期待只會讓傷害更深,所以語氣要堅定,不能讓對方覺得還有機會。

《Unsubscribe》的作者葛萊指出,信中若使用修飾、軟化的贅詞可能會增加收件人的錯誤期待。很多時候,直接講結論,然後署名,才不會浪費彼此的時間。


【 原文於此,本文由《Cheers快樂工作人》提供,未經授權,禁止轉載。】

延伸閱讀

面試時,誰是說謊者?

開工一堆Email要回客戶,心好累?4個簡單技巧,回信變得更有效率

催同事期限內回覆,email改用「 」更有好感!累積職場好人緣